नमस्कार दोस्तों, Tally Prime के अंतर्गत पिछले आर्टिकल मे आपने Multi Currency का इस्तेमाल कर विदेशी मुद्रा (Foreign Currency) में माल को कैसे खरीदते/बेचते है यह जाना। Tally Prime के अंतर्गत आज के आर्टिकल मे आप Purchase and Sales Order का इस्तेमाल कैसे करते है, यह जानेंगे।
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Table of Contents
- What are Orders Vouchers | ऑर्डर वाउचर्स क्या होते हैं?
- How to use Purchase Order in Tally | परचेज आर्डर का प्रयोग कैसे करें?
- How to use Sales Order in Tally | सेल्स आर्डर का प्रयोग कैसे करें?
- Display Purchase and Sales Order Report | परचेज ऑर्डर एण्ड सेल्स ऑर्डर रिपोर्ट देखना
What are Orders Vouchers | ऑर्डर वाउचर्स क्या होते हैं?
आर्डर्स नॉन अकाउंटिंग तथा नॉन-इंवैंट्री वाउचर्स होते हैं। इसमे एंटर की गई डिटेल्स का अकाउंट या इंवैंट्री पर कोई प्रभाव नहीं पढ़ता है। यह एक प्री-इन्वाइस या प्री-चालान डाक्यूमेंट होता है जिसके अंतर्गत व्यापारी माल खरीद-बिक्री की डिटेल्स, रेट, व अन्य टर्म्स एवं कंडीशन निर्धारित करता है।
पर्चेज ऑर्डर क्या है | What is Purchase Order?
- एक पर्चेज ऑर्डर एक औपचारिक दस्तावेज है जो एक विक्रेता को भेजा जाता है जिसमें खरीदार द्वारा खरीदे जाने वाले सामान या सेवाओं की मात्रा, विवरण और कीमत का उल्लेख होता है। यह एक कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज है जो दोनों पक्षों के बीच एक समझौते को दर्शाता है।
- टैली में, पर्चेज ऑर्डर का उपयोग आपूर्तिकर्ताओं को माल या सेवाओं के लिए ऑर्डर देने के लिए किया जाता है। यह एक विक्रेता के साथ एक आधिकारिक रिकॉर्ड बनाता है और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयोगी होता है।
सेल्स ऑर्डर क्या है | What is Sales Order?
- एक सेल्स ऑर्डर एक औपचारिक दस्तावेज है जो एक ग्राहक को भेजा जाता है जिसमें ग्राहक द्वारा खरीदे जाने वाले सामान या सेवाओं की मात्रा, विवरण और कीमत का उल्लेख होता है। यह एक ग्राहक के साथ एक समझौते को दर्शाता है।
- टैली में, सेल्स ऑर्डर का उपयोग ग्राहकों को माल या सेवाओं के लिए ऑर्डर भेजने के लिए किया जाता है। यह एक ग्राहक के साथ एक आधिकारिक रिकॉर्ड बनाता है और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयोगी होता है।
How to use Purchase Order in Tally | परचेज आर्डर का प्रयोग कैसे करें?
Purchase Order का इस्तेमाल क्रेता द्वारा किया जाता है, जिसमे वह विक्रेता को खरीदे जाने वाले माल का विवरण प्रस्तुत करता है। क्रेता द्वारा अधिक मात्रा मे माल को खरीदने के लिए विक्रेता को पहले माल का ऑर्डर देना होता है, ताकि विक्रेता माल को उपलब्ध करा सके। चूंकि यह एक Non-Accounting Voucher होता है, इसलिए Purchase Order मे की गई एंट्री का स्टॉक पर कोई प्रभाव नहीं पढ़ता है। Purchase Order को निम्न प्रकार से इस्तेमाल किया जा सकता है –
Path : Gateway of Tally>Vouchers>Other Vouchers (F10)>Show Inactive>Purchase Order (Ctrl+F9)
ऊपर दिए एड्रैस पर जाने के बाद Purchase Order Voucher खुलेगा डिटेल्स को निम्न प्रकार से भरेंगे।
- Party A/c Name : इस फील्ड मे पार्टी (विक्रेता) का खाता सलेक्ट करे जिसे आर्डर देना है।
- Order Details : इसके अंतर्गत ऑर्डर से संबंधित जानकारी भर सकते हैं, जैसे – पेमेंट का माध्यम, कोई शर्त आदि।
- Party Details : इसमे पार्टी का पता दर्ज करते है।
- Order Number : इस फील्ड मे पर्चेज आर्डर नंबर दर्ज करे, बाई-डिफ़ाल्ट नंबर 1 से स्टार्ट होता है जिसे अपने अनुसार बदला भी जा सकता है।
- Purchase Ledger : इस फील्ड मे Purchase A/c लेजर सलेक्ट करे।
- Name of Item : इस फील्ड मे Stock Items सलेक्ट करे, इसे सलेक्ट करते ही एक आइटम एलोकेशन स्क्रीन प्रदर्शित होती है, जिसका विवरण निम्न प्रकार है।
- Due On : इस फील्ड मे Due Date या दिनों की संख्या दर्ज करे, जिस डेट में पार्टी (विक्रेता) द्वारा माल माल प्राप्त होगा।
- Godown : इस फील्ड मे Godown/Location सलेक्ट करे। यह फील्ड तभी प्रदर्शित होगी जब Godown/Location फीचर ऑन होगा।
- Quantity : इस फील्ड मे आइटम की मात्रा (Quantity)दर्ज करे।
- Rate : इस फील्ड मे आइटम का रेट (Price) दर्ज करे।
- इसी तरह एक से अधिक आइटम सिलैक्ट कर सकते है, सारी डिटेल्स पूर्ण होने के पश्चात वाउचर को Accept कर ले। नीचे स्क्रीन शॉट मे Purchase Order का उदाहरण दिखाया गया है।
Other Details in Purchase Order | परचेस आर्डर मे अन्य डिटेल्स
परचेस आर्डर मे अन्य डिटेल्स जैसे- सप्लायर, आर्डर, रिसीप्ट डिटेल्स व इम्पोर्ट डिटेल्स आदि एंटर कर सकते है। इसके लिए वाउचर स्क्रीन मे F12 कुंजी दबाये तथा निम्न ऑप्शन को Yes सेट करे।
- Provide Supplier Details : Yes
- Provide Receipt, Order and Import Details : Yes
- Provide Receipt Details : Yes
- Provide Import Details : Yes
उपरोक्त ऑप्शन्स को Yes करने पर पार्टी का अकाउंट सलेक्ट करते ही एक स्क्रीन खुलती है, जिसमे निम्न प्रकार से डिटेल्स भर सकते हैं।
- Suppliers Details – इसके अंतर्गत विक्रेता से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – विक्रेता का नाम, पता आदि।
- Order Details – इसके अंतर्गत ऑर्डर से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – पेमेंट व डिलीवरी की जानकारी आदि।
- Receipt Details – इसके अंतर्गत रिसीप्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – एजेंट का नाम, जगह व माल के डिस्पैच होने का जरिया आदि।
- Import Details – इसके अंतर्गत माल इम्पोर्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – जहाज या पोत का नाम, पोर्ट की जगह का नाम, पोर्ट कोड आदि।
Example of Purchase Order Entry | पर्चेज ऑर्डर एंट्री का उदाहरण
टैली में पर्चेज ऑर्डर एंट्री बनाने के लिए निम्न उदाहरण द्वारा समझते हैं –
प्रश्न – कंपनी ने निम्नलिखित माल खरीदने के लिए वर्मा इलेक्ट्रानिक्स को Purchase Order जारी किया।
| Sr | Item Name | Qty | Rate |
| 1 | Samsung Smart TV 43 Inch | 20 | 24000 |
| 2 | Sony Smart TV 32 Inch | 10 | 18000 |
| 3 | Godrej Washing Machine | 15 | 14000 |
| 4 | Usha Celling Fan | 50 | 1600 |
उपरोक्त माल का पर्चेज ऑर्डर जारी करने के लिए पहले पार्टी Verma Electronics का लेजर Sundry Creditor के अंतर्गत बना लेंगे। इसके बाद Gateway of Tally से Vouchers फिर Ctrl+F9 कुंजी द्वारा Purchase Order वाउचर ओपन कर लेंगे। इसके बाद निम्न तरह से डिटेल्स को इंटर करेंगे-
- Party A/c Name : Verma Electronics
- Order No : 1
- Purchase Ledger : Purchase A/c
- Name of Item : Samsung Smart TV 43 Inch
- Due On : 1-5-2024
- Qty : 20
- Rate : 24000
उपरोक्त तरीके से सभी आइटम बारी-बारी से सिलेक्ट कर लेंगे, इसके बाद वाउचर एक्सेप्ट (Accept) कर लेंगे।
उपरोक्त मेथड के अनुसार टैली मे पर्चेज ऑर्डर एंट्री बना सकते हैं, दिए गए ऑर्डर्स को रिपोर्ट मे कैसे देखा जाएगा यह नीचे बताया गया है।
How to use Sales Order in Tally | सेल्स आर्डर का प्रयोग कैसे करें?
Sales Order का प्रयोग विक्रेता द्वारा किया जाता है। जिसमे वह क्रेता को बचे जाने वाले मॉल का विवरण प्रस्तुत करता है। यह भी एक Non-Accounting वाउचर होता है, जिसके उपयोग से स्टॉक पर कोई प्रभाव नहीं होता है। Sales Order को निम्न प्रकार से इस्तेमाल किया जा सकता है –
Path : Gateway of Tally>Vouchers>Other Vouchers (F10)>Show Inactive>Sales Order (Ctrl+F8)
ऊपर दिए एड्रैस पर जाने के बाद Sales Order Voucher खुलेगा डिटेल्स को निम्न प्रकार से भरेंगे।
- Party A/c Name : इस फील्ड मे पार्टी (क्रेता) का खाता सलेक्ट करे जिसे आर्डर डिलीवर करना है।
- Order Number : इस फील्ड मे सेल्स आर्डर नंबर दर्ज करे, बाई-डिफ़ाल्ट नंबर 1 से स्टार्ट होता है जिसे अपने अनुसार बदला भी जा सकता है।
- Sales Ledger : इस फील्ड मे Sales A/c लेजर सलेक्ट करे।
- Name of Item : इस फील्ड मे Stock Items सलेक्ट करे, इसे सलेक्ट करते ही एक आइटम एलोकेशन स्क्रीन प्रदर्शित होती है, जिसका विवरण निम्न प्रकार है।
- Due On : इस फील्ड मे Due Date या दिनों की संख्या दर्ज करे। जिस डेट मे माल डिलीवर होगा।
- Godown : इस फील्ड मे Godown/Location सलेक्ट करे जहां से माल जाना है। यह फील्ड तभी प्रदर्शित होगी जब Godown/Location फीचर ऑन होगा।
- Quantity : इस फील्ड मे आइटम की मात्रा (Quantity) दर्ज करे।
- Rate : इस फील्ड मे आइटम का रेट (Price) दर्ज करे।
- इसी तरह एक से अधिक आइटम सिलैक्ट कर सकते है, सारी डिटेल्स पूर्ण होने के पश्चात वाउचर को Accept कर ले।नीचे स्क्रीन शॉट मे Purchase Order का उदाहरण दिखाया गया है।
Other Details in Sales Order | सेल्स आर्डर मे अन्य डिटेल्स
Sales Order मे अन्य डिटेल्स जैसे- बायर डिटेल्स, आर्डर डिटेल्स, डिस्पैच डिटेल्स व इम्पोर्ट डिटेल्स आदि एंटर कर सकते है। इसके लिए वाउचर स्क्रीन मे F12 कुंजी दबाये तथा निम्न ऑप्शन को Yes सेट करे।
- Provide Buyer Details : Yes
- Provide Dispatch, Order and Export Details : Yes
- Provide Dispatch Details : Yes
- Provide Export Details : Yes
उपरोक्त ऑप्शन्स को Yes करने पर पार्टी का अकाउंट सलेक्ट करते ही एक स्क्रीन खुलती है, जिसमे निम्न प्रकार से डिटेल्स भर सकते हैं।
- Buyer Details – इसके अंतर्गत क्रेता से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – क्रेता का नाम, पता आदि।
- Order Details – इसके अंतर्गत ऑर्डर से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – पेमेंट व डिलीवरी की जानकारी आदि।
- Dispatch Details – इसके अंतर्गत माल डिस्पैच से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – एजेंट का नाम, जगह व माल के डिस्पैच होने का जरिया आदि।
- Export Details – इसके अंतर्गत माल एक्स्पोर्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – जहाज या पोत का नाम, पोर्ट की जगह का नाम, पोर्ट कोड आदि।
Example of Sales Order Entry | सेल्स ऑर्डर एंट्री का उदाहरण
टैली मे सेल्स ऑर्डर एंट्री बनाने के लिए निम्न उदाहरण द्वारा समझते हैं –
प्रश्न – कंपनी ने निम्नलिखित माल बेचने के लिए शर्मा इलेक्ट्रानिक्स को Sales Order जारी किया।
| Sr | Item Name | Qty | Rate |
| 1 | Samsung Smart TV 43 Inch | 5 | 25000 |
| 2 | Sony Smart TV 32 Inch | 5 | 19000 |
| 3 | Godrej Washing Machine | 10 | 15500 |
उपरोक्त माल का सेल्सऑर्डर जारी करने के लिए पहले पार्टी Sharma Electronics का लेजर Sundry Debtor के अंतर्गत बना लेंगे। इसके बाद Gateway of Tally से Vouchers फिर Ctrl+F8 कुंजी द्वारा Sales Order वाउचर ओपन कर लेंगे। इसके बाद निम्न तरह से डिटेल्स को इंटर करेंगे-
- Party A/c Name : Sharma Electronics
- Order No : 1
- Sales Ledger : Sales A/c
- Name of Item : Samsung Smart TV 43 Inch
- Due On : 2-5-2024
- Qty : 5
- Rate : 25000
उपरोक्त तरीके से सभी आइटम बारी-बारी से सिलेक्ट कर लेंगे, इसके बाद वाउचर एक्सेप्ट (Accept) कर लेंगे।
उपरोक्त मेथड के अनुसार ही टैली मे सेल्स ऑर्डर एंट्री बना सकते हैं, दिए गए ऑर्डर्स को रिपोर्ट मे कैसे देखा जाएगा यह नीचे बताया गया है।
Display Purchase and Sales Order Report | परचेज ऑर्डर एण्ड सेल्स ऑर्डर रिपोर्ट देखना
दिए गए Purchase and Sales Order से संबंधित सभी ऑर्डर्स व रिपोर्ट को निम्न प्रकार से देखा जा सकता है –
Purchase Order Outstanding | परचेस आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट
Gateway of Tally>Display More Reports>Statement of Inventory>Purchase Order Outstanding
Purchase Order Outstanding मे शेष रहे (Pending) सभी परचेस आर्डर्स प्रदर्शित होते है। इससे यह जानकारी प्राप्त की जा सकती है कि हमे किस ऑर्डर का माल प्राप्त नहीं हुआ है, क्योकि जिस परचेस आर्डर का माल प्राप्त हो जाता है वह सूची से हट जाता है। परचेस आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट कई प्रकार से देखी जा सकती है जैसे- आइटम नाम से, आइटम ग्रुप से, पार्टी के नाम से आदि। एक साथ सभी पेंडिंग परचेस आर्डर्स पीरीअड बदलकर (Alt+F2) देख सकते है।
Sales Order Outstanding | सेल्स आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट
Gateway of Tally>Display More Reports>Statement of Inventory>Sales Order Outstanding
Sales Order Outstanding मे शेष रहे (Pending) सभी सेल्स आर्डर्स प्रदर्शित होते है। इससे यह जानकारी प्राप्त की जा सकती है कि किस ग्राहक के ऑर्डर का माल अभी डिलीवर नहीं किया गया है, क्योकि जिस सेल्स आर्डर का माल डिलीवर हो जाता वह सूची से हट जाता है। सेल्स आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट कई प्रकार से देखी जा सकती है जैसे- आइटम नाम से, आइटम ग्रुप से, पार्टी के नाम से आदि। एक साथ सभी पेंडिंग सेल्स आर्डर्स पीरीअड बदलकर (Alt+F2) देख सकते है।
Benefits of Order Vouchers | ऑर्डर वाउचर्स के फायदे
- संगठन: यह सभी खरीदों और बिक्री का एक केंद्रीय रिकॉर्ड रखता है।
- नियोजन: यह सुनिश्चित करता है कि सभी लेन-देन आवश्यक हैं और बजट के भीतर हैं।
- ट्रैकिंग: यह आपूर्तिकर्ताओं से वस्तुओं की प्राप्ति और ग्राहकों को आदेशों की डिलीवरी को ट्रैक करने में मदद करता है।
- संचार: यह आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के साथ संचार को सुव्यवस्थित करता है।
- विवाद निवारण: किसी भी विवाद की स्थिति में, ऑर्डर वाउचर एक महत्वपूर्ण दस्तावेज के रूप में काम करता है।
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very nice post