टैली मे Stock Group and Stock Item का इस्तेमाल माल खरीदने व बेचने के लिए किया जाता है। व्यापार में जो भी माल खरीदा/बेचा जाता हैं, उसकी एंट्री दर्ज करने के लिए पहले स्टॉक आइटम क्रीऐट करने होते हैं। प्रत्येक स्टॉक आइटम को किसी न किसी स्टॉक ग्रुप मे रखा जाता है, जिससे स्टॉक को मैनेज करने मे आसानी रहती है। Stock Group and Stock Item का इस्तेमाल टैली मे कैसे किया जाता है; यह जानने से पहले समझते हैं इनवेंटरी मैनेजमेंट (Inventory Management) क्या होता है।
टैली मे लेखा-जोखा दो प्रकार से मैनेज किया जाता है-
- Account Only
- Account with Inventory
आइए जानते है इन दोनों मे क्या अंतर है।
नोट – टैली प्राइम की कम्प्लीट सीरीज के लिए इस लिंक Complete Tally Series पर क्लिक करें।
Table of Contents
- Account Only और Account with Inventory मे अंतर
- इन्वेन्ट्री मास्टर्स क्या हैं? | What are Inventory Masters?
- स्टॉक ग्रुप | Stock Group
- स्टॉक कैटेगरी | Stock Category
- स्टॉक यूनिट | Stock Unit
- स्टॉक आइटम | Stock Item
- इन्वेन्ट्री मास्टर्स को अपडेट/डिलीट करना | Stock Group and Stock Item, unit Alteration/Deletion
- अंतिम शब्द
Account Only और Account with Inventory मे अंतर
एकाउंट्स ओनली और एकाउंट्स विथ इन्वेंटरी दोनों व्यावसायिक लेखांकन के दृष्टिकोण से अलग-अलग हैं;
एकाउंट ओनली (Account Only)
- केवल वित्तीय लेन-देन को रिकॉर्ड करता है।
- बिक्री, खरीद, वेतन, और अन्य वित्तीय लेन-देन को शामिल करता है।
- इन्वेंटरी प्रबंधन के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है।
- व्यावसायिक संगठनों के लिए उपयुक्त है, जिनके पास इन्वेंटरी नहीं है या बहुत कम है।
एकाउंट विथ इन्वेंटरी (Account with Inventory)
- वित्तीय लेन-देन के साथ-साथ इन्वेंटरी प्रबंधन को भी शामिल करता है, जैसे – स्टॉक मैनेजमेंट, निर्माण प्रक्रिया आदि।
- इन्वेंटरी खरीद, बिक्री, और स्टॉक को ट्रैक करता है।
- खरीद व बिक्री की कीमत, मात्रा, और स्थान को रिकॉर्ड करता है।
- व्यावसायिक संगठनों के लिए उपयुक्त है जिनके पास इन्वेंटरी है, और उन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता है।
इन दोनों में मुख्य अंतर यह है कि एकाउंट्स विथ इन्वेंटरी (Account with Inventory) मे इन्वेंटरी प्रबंधन की सुविधा है, जबकि एकाउंट्स ओनली (Account Only) में नहीं है।
इन्वेन्ट्री मास्टर्स क्या हैं? | What are Inventory Masters?
इनवेंटरी मैनेजमेंट के लिए टैली मे Inventory Masters का उपयोग किया जाता है। माल की खरीद बिक्री के लिए Stock Group and Stock Item, Stock Category, Stock Unit, Location आदि सभी इनवेंटरी मास्टर्स कहलाते हैं। Tally मे उपयोग होने वाले सभी Inventory Masters के बारे मे नीचे बताया गया है।
स्टॉक ग्रुप | Stock Group
Stock Group एक Inventory Master है, यह Stock Items के समूह (Group) का एक नाम होता है, इसके अंतर्गत विभिन्न Stock Items को लिस्ट किया जाता है। Stock Group मटीरीअल के अनुसार अलग-अलग बनाए जा सकते है। जैसे – अगर टेलिविज़न (Television) का कारोबार है तो उसके लिए Samsung, LG, Sony आदि ब्रांड से संबंधित Stock Groups बनाए जा सकते हैं। किसी ग्रुप के विभिन्न Sub-Groups भी बनाए जा सकते है, जैसे Samsung ग्रुप के अंडर Television, Accessories आदि।
स्टॉक ग्रुप बनाना | Stock Group Creation
Tally Prime मे नया Stock Group बनाने के लिए निम्न Path को फॉलो करें।
Path : Gateway of Tally>Create>Stock Group>Enter
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने पर स्टॉक ग्रुप बनाने के लिए एक विंडो ओपन होगी जिसमे निम्न प्रकार से जानकारी दर्ज करें-
Stock Group Creation
- Name : Samsung
- Under : Primary
- Should quantities of Items be added : Yes
- Accept Screen
इस तरह से Samsung नाम से स्टॉक ग्रुप क्रीऐट हो जाएगा। यदि अलग-अलग स्टॉक के लिए कई ग्रुप बनाने है, तो इसी प्रकार अलग-अलग नाम से एक से अधिक स्टॉक ग्रुप बना सकते हैं।
नोट – किसी ग्रुप के सब-ग्रुप (Sub-group) भी बना सकते हैं। सब-ग्रुप वह होता है जो किसी प्राइमरी ग्रुप का सदस्य होता है। जैसे Samsung ग्रुप के नीचे Television नाम से सब-ग्रुप बनाना है तो निम्न प्रकार से बनाएं।
Stock Group Creation
- Name : Television
- Under : Samsung
- Should quantities of Items be added : Yes
- Accept Screen
ऊपर बताए मेथड के अनुसार Television नाम से नया ग्रुप क्रीऐट किया गया है, और Samsung के नीचे (under) रखा गया है। इसका मतलब यह है कि Samsung प्राइमरी ग्रुप है, और Television प्राइमरी ग्रुप Samsung का सदस्य (सब-ग्रुप) है। अगर सब-ग्रुप बनाने है तो पहले प्राइमरी ग्रुप क्रीऐट कर लेना चाहिए।
सब-ग्रुप का कॉन्सेप्ट यह है, जब बड़ी तादाद मे स्टॉक मैनेजमेंट होता है और स्टॉक आइटम की बहुत सी वराइटी होती है, ऐसे मे सब-ग्रुप कान्सेप्ट स्टॉक आइटम्स को ग्रुप के अंदर भी सब-ग्रुप मे डिस्ट्रिब्यूट कर देता है। जिससे स्टॉक को देखने मे सहूलियत होती है।
स्टॉक कैटेगरी | Stock Category
Stock Category एक Inventory Master है, Stock Category का इस्तेमाल Stock Item की कैटेगरी डिफाइन करने के लिए किया जाता है, जैसे – अगर टेलीविजन (Television) का कारोबार है तो उसके लिए Budget Television, Premium Television आदि Stock Category बना सकते हैं। स्टॉक ग्रुप (Stock Group) के अनुसार ही किसी Stock Category की विभिन्न Sub-categories भी बनाई जा सकती है, जैसे- Variant, Size आदि।
अगर जरूरत है तो Stock Category क्रीऐट कर सकते हैं, वैसे बिना Stock Category बनाए भी स्टॉक को ग्रुप के आधार पर खरीदा-बेचा जा सकता है। इसकी जरूरत न होने पर इस फीचर को Stock Item Creation स्क्रीन से F12 प्रेस करके बंद/चालू भी किया जा सकता है।
स्टॉक कैटेगरी बनाना | Create Stock Category
नया Stock Category बनाने के लिए निम्न Path को फॉलो करेंगे।
Path : Gateway of Tally>Create>Stock Category>Enter
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने पर स्टॉक कैटेगरी बनाने के लिए एक विंडो ओपन होगी जिसमे निम्न प्रकार से जानकारी दर्ज करें-
Stock Category Creation
- Name : Premium Television
- Under : Primary
- Accept Screen
इस तरह से Premium Television नाम से स्टॉक कैटेगरी क्रीऐट हो जाएगा। इसी प्रकार अलग-अलग स्टॉक के लिए अलग-अलग नाम से एक से अधिक स्टॉक कैटेगरी बना सकते हैं।
स्टॉक यूनिट | Stock Unit
यूनिट एक Inventory Master है, Unit का उपयोग किसी Stock Item की मात्रा (Quantity) निर्धारित करने के लिए किया जाता है, जैसे- Pcs, Nos, Pkt, Dzn, Kg इत्यादि। अगर कोई ऐसा प्रोडक्ट (जैसे- टीवी, मोबाईल) जिसे गिनकर खरीदा/बेचा जाए; तो उसके लिए Pcs नाम से यूनिट क्रीऐट करेंगे।
यूनिट बनाना | Create Unit
नया यूनिट (Unit) बनाने के लिए निम्न Path को फॉलो करेंगे।
Path : Gateway of Tally>Create>Unit>Enter
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने पर स्टॉक यूनिट बनाने के लिए एक विंडो ओपन होगी जिसमे निम्न प्रकार से जानकारी दर्ज करें-
Unit Creation
- Type : Symple
- Symbol : Pcs
- Formal name : Pieces
- No of decimal places : 0
- Accept Screen
इस तरह से Pcs नाम से स्टॉक यूनिट क्रीऐट हो जाएगा। जिसका इस्तेमाल गिनकर बेची जाने वाली वस्तुओं के लिए किया जा सकता है। इसी प्रकार अन्य यूनिट भी क्रीऐट किए जा सकते हैं। उपरोक्त Unit Creation मे दर्ज जानकारी का विवरण निम्न प्रकार है।
- Type : इसमे Unit का टाइप Simple सिलेक्ट करेंगे, यह डिफ़ॉल्ट है।
- Name : इसमे Unit का शॉर्ट कोड लिखें, जैसे – Pcs, Mtr, Ltr, Pkt, Nos, Etc.
- Formal Name : इसमे Unit का पूरा नाम दर्ज करें, जैसे – Pieces
- No of decimal places : गिनने वाली वस्तुओं के लिए 0 सेट करें, नाप-तौल वाली वस्तुओं के लिए 2 सेट करें।
स्टॉक आइटम | Stock Item
Stock Item एक Inventory Master है, स्टॉक आइटम माल (Goods) होता है, जिसे खरीदा-बेचा जाता है। Stock Item के द्वरा विभिन्न स्टॉक की लिस्ट क्रीऐट कर सकते है।
स्टॉक आइटम बनाना | Create Stock Item
नया स्टॉक आइटम (Stock Item) बनाने के लिए निम्न Path को फॉलो करेंगे।
Path : Gateway of Tally>Create>Stock Item>Enter
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने पर स्टॉक आइटम बनाने के लिए एक विंडो ओपन होगी जिसमे निम्न प्रकार से जानकारी दर्ज करें-
Stock Item Creation
- Name : Samsung Smart tv 32 inch
- Under : Samsung
- Units : Pcs
- Opening Balance : इसे ब्लैंक छोड़े। यदि कंपनी के पास किसी स्टॉक का ओपनिंग बैलेंस है, तब इसमे वह मात्रा दर्ज करेंगे।
- Accept Screen
उपरोक्त Stock Item Creation मे दर्ज जानकारी का विवरण निम्न प्रकार है।
- Name : इसमे Stock Item का नाम लिखें।
- Under : Stock Item को जिस ग्रुप मे रखना है वह ग्रुप सिलेक्ट करें।
- Unit : इसमे Stock Item का यूनिट सिलेक्ट करें।
- Opening Balance : यदि कंपनी के पास किसी स्टॉक का ओपनिंग बैलेंस है, तब इसमे वह मात्रा दर्ज करेंगे।
इस तरह से Samsung Smart tv 32 inch नाम से स्टॉक आइटम क्रीऐट हो जाएगा। इसी प्रकार अलग-अलग स्टॉक के लिए अलग-अलग नाम से एक से अधिक स्टॉक आइटम बना सकते हैं।
नोट – स्टॉक आइटम क्रीऐट करते वक्त कुछ अन्य ऑप्शन जैसे Statutory Details को डिफ़ॉल्ट सेट रहने दें। इसे GST टॉपिक के अंतर्गत आगे जानेंगे।
इन्वेन्ट्री मास्टर्स को अपडेट/डिलीट करना | Stock Group and Stock Item, unit Alteration/Deletion
कई बार ऐसा होता है हम जो भी Stock Group and Stock Item, Units या Stock Category बनाते है उन्हे अपडेट या डिलीट करना पड़ता है, किसी भी इनवेंटरी मास्टर को निम्न प्रकार से अपडेट या डिलीट कर सकते हैं।
Stock Group Update/Delete
स्टॉक ग्रुप को अपडेट या डिलीट करने के लिए निम्न Path को फॉलो करें।
Path : Gateway of Tally>Alter>Stock Group
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने के बाद जिस ग्रुप को अपडेट/डिलीट करना है वह स्टॉक ग्रुप चुने, और निम्न स्टेप फॉलो करे –
- Update : जानकारी बदलकर एक्सेप्ट करें।
- Delete : Alt+D दबाएं और Yes करें।
Stock Category Update/Delete
स्टॉक कैटेगरी को अपडेट या डिलीट करने के लिए निम्न Path को फॉलो करें।
Path : Gateway of Tally>Alter>Stock Category
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने के बाद जिस कैटेगरी को अपडेट/डिलीट करना है वह स्टॉक कैटेगरी चुने, और निम्न स्टेप फॉलो करे –
- Update : जानकारी बदलकर एक्सेप्ट करें।
- Delete : Alt+D दबाएं और Yes करें।
Stock Unit Update/Delete
स्टॉक यूनिट को अपडेट या डिलीट करने के लिए निम्न Path को फॉलो करें।
Path : Gateway of Tally>Alter>Unit
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने के बाद जिस यूनिट को अपडेट/डिलीट करना है वह यूनिट चुने, और निम्न स्टेप फॉलो करे –
- Update : जानकारी बदलकर एक्सेप्ट करें।
- Delete : Alt+D दबाएं और Yes करें।
Stock Item Update/Delete
स्टॉक आइटम को अपडेट या डिलीट करने के लिए निम्न Path को फॉलो करें।
Path : Gateway of Tally>Alter>Stock Item
उपरोक्त बताए पाथ के अनुसार जाने के बाद जिस स्टॉक आइटम को अपडेट/डिलीट करना है वह स्टॉक आइटम चुने, और निम्न स्टेप फॉलो करे –
- Update : जानकारी बदलकर एक्सेप्ट करें।
- Delete : Alt+D दबाएं और Yes करें।
नोट – अगर Stock Group and Stock Item, Category, Unit किसी भी इनवेंटरी मास्टर का उपयोग एंट्री किया जा चुका है, तो ऐसी स्तिथि मे वह डिलीट नहीं होगा, इसके लिए पहले उससे संबंधित एंट्री मिटानी होगी।
अंतिम शब्द
इस पोस्ट How to Create Stock Group and Stock Item के माध्यम से, आपको टैली प्राइम में Stock Group and Stock Item, Stock Category, Units आदि के उपयोग के बारे में विस्तृत जानकारी मिली होगी। यदि आपके पास इस लेख से रिलेटेड कोई प्रश्न, सुझाव या आप और अधिक जानना चाहते हैं, तो कृपया टिप्पणी करें तथा इस पोस्ट को अपने दोस्तों के साथ भी शेयर करें।
धन्यवाद!
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