यह लेख Tally Prime के अंतर्गत Receipt Note and Delivery Note से संबंधित हैं, यहाँ आप जानेंगे कि व्यापार मे माल (Goods) को रिसीव व डिलीवर करने के लिए Tally Prime में Receipt Note and Delivery Note चालान कैसे बनाते है। पिछले लेख मे माल का ऑर्डर देने के लिए Purchase Order and Sales Order का इस्तेमाल कैसे किया जाता है, यह बताया जा चुका है। यदि आपको Receipt Note and Delivery Note को अच्छे से समझना है तो पिछले लेख को जरूर पढ़ें, जिसका लिंक नीचे दिया गया है।
पढ़ें – पर्चेज ऑर्डर और सेल्स ऑर्डर क्या होता है?
चालान क्या होता है? | What is Challan?
चालान का अर्थ उस डाक्यूमेंट से है, जिसमे केवल स्टॉक को शामिल किया जाता है। इसका प्रयोग माल की प्राप्ति या भेजने या डिलीवर करने के लिए किया जाता है। Tally Prime मे चालान 6 प्रकार के होते है।
- Receipt Note (Alt+F9)
- Delivery Note (Alt+F8)
- Rejection In (Ctrl+F6)
- Rejection Out (Alt+F6)
- Materials In (Ctrl+W)
- Materials out (Ctrl+J)
रिसीप्ट नोट और डिलीवरी नोट वाउचर्स क्या होते हैं? | What are Receipt Note and Delivery Note Vouchers?
Receipt Note and Delivery Note दोनों ही इंवैंट्री वाउचर्स होते हैं। इन वाउचर्स मे एंटर की गई डिटेल्स से केवल स्टॉक प्रभावित होते हैं। इनका प्रयोग समान्यतः इन्वाइस बनाने से पहले किया जाता है और बाद मे Purchase, Sales इन्वाइस बनाते वक्त इन्हे इन्वाइस के साथ जोड़ा जाता है। इससे भेजे गए या प्राप्त किए गए माल का विवरण प्राप्त होता है।
ट्रैकिंग नंबर क्या होता है? | What is Tracking Number?
ट्रैकिंग नंबर समान्यतः चालान नंबर होता है, इसका प्रयोग चालान बनाने के लिए किया जाता है। जब चालान को अकाउंटिंग वाउचर (Purchase/Sales) के साथ जोड़ा जाता है तो इसके लिए ट्रैकिंग नंबर का प्रयोग किया जाता है, जिससे चालान की सभी सूचनाएँ स्वतः ही अकाउंटिंग वाउचर मे अपडेट हो जाती है।
रिसीप्ट नोट और डिलीवरी नोट वाउचर को सक्रिय करना | Activate Receipt Note and Delivery Note in Tally Prime
टैली प्राइम मे Receipt Note and Delivery Note वाउचर डिफ़ॉल्ट रूप से डिसेबल (Disable) होते हैं, इन्हे निम्न प्रकार से सक्रिय किया जा सकता है।
Path : Gateway of Tally>Vouchers>F10 (Other Vouchers)>Show Inactive
- Receipt Note>Activate>Yes
- Delivery Note>Activate>Yes
रिसीप्ट नोट चालान | Receipt Note Challan
रिसीप्ट नोट चालान एक इंवैंट्री वाउचर है, जो केवल स्टॉक को प्रभावित करता है। रिसीप्ट नोट का प्रयोग क्रेता द्वारा तब किया जाता है, जब वह विक्रेता द्वारा भेजे गए माल को रिसीव करता है।
Receipt Note Challan Entry
Path : Gateway of Tally>Vouchers>Alt+F9 (Receipt Note)
उपरोक्त पथ के अनुसार जाने पर Receipt Note Voucher ओपन होगा, जिसमे निम्न प्रकार से डिटेल्स दर्ज करें।
- जिस Date मे Receipt Note की एंट्री करनी है, F2 से वह तारीख दर्ज करेंगे।
- Party Name मे पार्टी का अकाउंट सिलेक्ट करें, जिस पार्टी से माल रिसीव करना है।
- पार्टी का अकाउंट सिलेक्ट करने के बाद Order Details, Receipt Details, Import Details प्रदर्शित होती हैं। Order Details के अंतर्गत Order No मे अगर सलेक्टेड पार्टी को पहले कोई Purchase Order दिया है, वही ऑर्डर रिसीव करना है तो वह ऑर्डर नंबर सिलेक्ट कर सकते हैं, या Not Applicable भी रख सकते हैं।
- बाकी Receipt Details व Import Details को अपने अनुसार भर सकते हैं।
- अगर कोई ऑर्डर सलेक्ट किया है, तो ऑर्डर से संबंधित सभी डिटेल्स जैसे – Godown, Tracking Number, Order Number, Qty, व Rate आदि Receipt Note मे स्वतः ही अपडेट हो जाएंगी।
- अगर कोई ऑर्डर सलेक्ट नहीं किया है, तो जो माल रिसीव करना उनकी आइटम लिस्ट एक-एक करके सलेक्ट करेंगे और उनकी डिटेल्स को निम्न तरह दर्ज करेंगे –
- Tracking Number Auto Numbering System होता है जो अपने आप अपडेट हो जाता है, इसे चाहे तो बदल सकते हैं। इस नंबर का इस्तेमाल Purchase Invoice बनाते वक्त किया जाता है, ताकि जो माल रिसीव किया गया है उसे Purchase Invoice मे अपडेट कर सके।
- Godown मे गोडाउन सलेक्ट करें जहां माल को रखवाना है।
- इसके बाद एक-एक करके सभी आइटम्स की Quantity व Rate दर्ज करेंगे।
- सभी डिटेल्स दर्ज हो जाने के बाद वाउचर Accept कर लेंगे, इस तरह Receipt Note मे एंट्री कर पाएंगे।
रिसीप्ट नोट को परचेस आर्डर के साथ जोड़ना | Receipt Note Link with Purchase Order
रिसीप्ट नोट चालान को परचेस आर्डर के साथ जोड़ा जा सकता है। इसके लिए रिसीप्ट नोट चालान मे एंट्री करते समय पार्टी अकाउंट सलेक्ट करते ही Order Details स्क्रीन प्रदर्शित होती है, इसमे ऑर्डर ऑप्शन मे परचेस आर्डर नंबर सलेक्ट करे। एक रिसीप्ट नोट मे एक से अधिक परचेस आर्डर्स जोड़े जा सकते है। इससे ऑर्डर्स की डिटेल्स स्वतः ही चालान मे अपडेट हो जाती हैं। नीचे Receipt Note एंट्री का प्रारूप दिखाया गया है।
नोट – Tally Prime मे Purchase Order की एंट्री कैसे बनाते हैं, यह जानने के लिए निम्न लिंक पर क्लिक करें –
पढ़ें – How to make Purchase Order Entry in Tally Prime
डिलीवरी नोट चालान | Delivery Note Challan
डिलीवरी नोट चालान एक इंवैंट्री वाउचर है, जो केवल स्टॉक को प्रभावित करता है। डिलीवरी नोट वाउचर या चालान का प्रयोग विक्रेता द्वारा तब किया जाता है, जब वह क्रेता को माल की डिलीवरी करता है।
Delivery Note Challan Entry
Path : Gateway of Tally>Vouchers>Alt+F8 (Delivery Note)
उपरोक्त पथ के अनुसार जाने पर Delivery Note Voucher ओपन होगा, जिसमे निम्न प्रकार से डिटेल्स दर्ज करें।
- जिस Date मे Delivery Note की एंट्री करनी है, F2 से वह तारीख दर्ज करेंगे।
- Party Name मे पार्टी का अकाउंट सिलेक्ट करें, जिस पार्टी को माल डिलीवर करना है।
- पार्टी का अकाउंट सिलेक्ट करने के बाद Order Details, Dispatch Details, Export Details प्रदर्शित होती हैं। Order Details के अंतर्गत Order No मे अगर सलेक्टेड पार्टी को पहले कोई Sales Order दिया है वह जोड़ना है तो वह सिलेक्ट कर सकते हैं, या Not Applicable भी रख सकते हैं।
- बाकी Dispatch Details व Export Details को अपने अनुसार भर सकते हैं।
- अगर कोई ऑर्डर सलेक्ट किया है, तो ऑर्डर से संबंधित सभी डिटेल्स जैसे – Godown, Tracking Number, Order Number, Qty, व Rate आदि Delivery Note मे स्वतः ही अपडेट हो जाएंगी।
- अगर कोई ऑर्डर सलेक्ट नहीं किया है, तो जो माल डिलीवर करना है उनकी आइटम लिस्ट एक-एक करके सलेक्ट करेंगे और उनकी डिटेल्स को निम्न तरह दर्ज करेंगे –
- Tracking Number Auto Numbering System होता है जो अपने आप अपडेट हो जाता है, इसे चाहे तो बदल सकते हैं। इस नंबर का इस्तेमाल Sales Invoice बनाते वक्त किया जाता है, ताकि जो माल डिलीवर किया गया है उसे Sales Invoice मे अपडेट कर सके।
- Godown मे गोडाउन सलेक्ट करें जहां से माल को डिलीवर करना है।
- इसके बाद एक-एक करके सभी आइटम्स की Quantity व Rate दर्ज करेंगे।
- सभी डिटेल्स दर्ज हो जाने के बाद वाउचर को एक्सेप्ट कर लेंगे।
डिलीवरी नोट को सेल्स आर्डर के साथ जोड़ना | Delivery Note link with Sales Order
डिलीवरी नोट चालान को सेल्स आर्डर के साथ जोड़ा जा सकता है। इसके लिए डिलीवरी नोट चालान मे एंट्री करते समय पार्टी अकाउंट सलेक्ट करते ही Order Details स्क्रीन प्रदर्शित होती है, इसमे ऑर्डर ऑप्शन मे सेल्स आर्डर नंबर सलेक्ट करे। एक डिलीवरी नोट मे एक से अधिक सेल्स आर्डर्स जोड़े जा सकते है। इससे ऑर्डर की डिटेल्स स्वतः ही चालान मे अपडेट हो जाएंगी। नीचे Delivery Note एंट्री का प्रारूप दिखाया गया है।
नोट – Tally Prime मे Sales Order की एंट्री कैसे बनाते हैं, यह जानने के लिए निम्न लिंक पर क्लिक करें –
पढ़ें – How to Make Sales Order Entry in Tally Prime
पर्चेज और सेल्स बिल पेंडिंग रिपोर्ट | Purchase and Sales Bill Pending Report
Receipt Note and Delivery Note चालान व इन्वाइस मे एंट्री करने के बाद पेंडिंग बिलों की रिपोर्ट देखी जा सकती है। इसमे कुछ पेंडिंग चालान या पेंडिंग बिल दर्शाये जाते है, ये वो बिल होते है जिनका माल रिसीव या डिलिवर तो हो गया है, लेकिन अभी तक बिल जेनरैट नहीं किए गए हैं। । इन सभी पेंडिंग बिलों (Invoices) को निम्न प्रकार से देख सकते है।
Path : Gateway of Tally>Display More Reports>Statement of Inventory
- Sales Bills Pending
- Purchase Bills Pending
पर्चेज बिल्स पेंडिंग रिपोर्ट | Purchase Bills Pending Report
यह रिपोर्ट प्रदर्शित करती है कि मॉल प्राप्त तो हो गया है, लेकिन बिल नहीं बनाया गया है (Goods received but bills not made)। इस प्रकार पेंडिंग बिल देखकर बिल बनाया जा सकता है। इसके लिए परचेस वाउचर मे जाकर पार्टी सलेक्ट करे तथा Receipt Details स्क्रीन मे Receipt Note ऑप्शन मे रिसीप्ट नोट ट्रैकिंग नंबर का सिलेक्ट करें, ऐसा करने से रिसीप्ट नोट के साथ जिस परचेस ऑर्डर का लिंक किया था वह भी स्वतः जुड़ जाएगा तथा अन्य डिटेल्स स्वतः ही अपडेट हो जाएंगी। तत्पश्चात वाउचर को एक्सैप्ट कर ले, इस प्रकार पर्चेज इन्वाइस बन जाएगी तथा पेंडिंग परचेस बिल क्लियर हो जाएगा।
सेल्स बिल्स पेंडिंग रिपोर्ट | Sales Bills Pending Report
यह रिपोर्ट प्रदर्शित करती है की मॉल कि डिलीवरी तो हो गयी है, लेकिन बिल नहीं बनाया गया है (Goods delivered but bills not made)। इस प्रकार पेंडिंग बिल देखकर बिल बनाया जा सकता है। इसके लिए सेल्स वाउचर मे जाकर पार्टी सलेक्ट करे तथा Dispatch Details स्क्रीन मे Delivery Note ऑप्शन मे डिलीवरी नोट ट्रैकिंग नंबर सिलेक्ट करे, ऐसा करने से डिलीवरी नोट के साथ जिस सेल्स ऑर्डर का लिंक किया था वह भी स्वतः जुड़ जाएगा तथा अन्य डिटेल्स स्वतः ही अपडेट हो जाएंगी। तत्पश्चात वाउचर को एक्सैप्ट कर ले, इस प्रकार सेल्स इन्वाइस बन जाएगी तथा पेंडिंग सेल्स बिल क्लियर हो जाएगा।
अंतिम शब्द
Tally Prime के अंतर्गत आज के लेख में आपने Receipt Note and Delivery Note चालान का उपयोग करना सीखा। Tally Prime से संबंधित यह Receipt Note and Delivery Note लेख अगर आपके लिए उपयोगी रहा हो तो अपनी प्रतिक्रिया कमेन्ट बॉक्स मे जरूर लिखें, तथा इस पोस्ट को अपने दोस्तों के साथ भी जरूर शेयर करें।
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